Digitale Prüfung von Kassenbelegen durch die Finanzbehörden

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) bildet die rechtliche Grundlage für die Nutzung von Kassensystemen im geschäftlichen Umfeld.
Vorrangiges Ziel ist dabei die Verhinderung von Manipulationen an Kassensystemen.

Und während in den letzten Jahren aus Gründen des Investitionsschutzes Unternehmen noch ihre älteren, nicht aufrüstbaren Registrierkassen nutzen durften, endete am 31.12.2022 diese letzte Übergangsfrist für die Umstellung von Kassensystemen in Deutschland.

Mit dem Beginn des neuen Jahres muss jeder Registrierkassenvorgang mittels einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) signiert und in einem unveränderlichen Journal gespeichert werden. Unter Anwendung der Blockchain-Technologie wird dabei die Manipulationssicherheit erreicht, denn für die Signatur werden nicht nur Informationen aus dem aktuellen Buchungsvorgang verarbeitet, sondern eben auch die Signatur des vorangegangenen Kassenvorgangs.

Das Ergebnis wird auf dem Beleg, dessen Ausgabe verpflichtend ist, abgedruckt. Das kann eine kryptisch anmutende Zahlenkolonne sein oder aber, wie es häufig umgesetzt wird, zusätzlich ein bequem zu scannender QR Code.

Die im Journal gespeicherten Daten müssen zudem einer einheitlichen Taxonomie entsprechen, damit die Finanzbehörden strukturierte Daten erwarten und auswerten können.

Und so haben die Finanzbehörden auch gleich das Standardformat für den Export der Kassendaten geliefert, die sogenannte digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Doch ab hier geht es längst nicht mehr nur um die Überprüfung eines manipulationsfreien Betriebes der Registrierkassen. Das Finanzamt erhält nämlich durch nur eine Stichprobe zusätzlich einen umfassenden Blick auf den vorliegenden Geschäftsvorfall und kann beispielsweise selbst die korrekte Verbuchung unmittelbar prüfen.

Dabei nutzt das Finanzamt die Software „AmadeusVerify“. Der Bon wird nach einem Testkauf oder auch in einem völlig anderen Prüfungszusammenhang gescannt. Ein erstes Ergebnis steht dem Finanzamt in wenigen Sekunden zur Verfügung und kann unter Umständen schon in einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung enden.

Zunächst informiert nur die simple Grafik eines grünen Hakens oder eben eines warnroten Kreuzes auf dem Display der Prüf-App „AmadeusVerify“ über eine erfolgreiche oder fehlgeschlagene Überprüfung des manipulationsfreien Betriebs der Kasse. Zusätzlich kann der Finanzbeamte mit der App erkennen, wie dieser spezielle Kassenvorgang verbucht wurde, ob es eine Bar- oder Kartenzahlung war, ein Gutschein benutzt wurde, der Kunde Trinkgeld überlassen hat, zu welchen Steuersätzen der Artikel abgerechnet wurde und natürlich, ob jeweils das korrekte Buchungskonto zur Anwendung kam.

Ist das Misstrauen geweckt, kann die Finanzbehörde die Kassennachschau mittels „AmadeusVerify“ bequem und durch den Import der TAR-Files aus dem Kassensystem erledigen. Dafür bedarf es keiner weiteren technischen Unterstützung. Der Behörde bleibt nur noch die Plausibilitätsüberprüfung durch z.B. den Sichtvergleich mit Belegen.

Wer Problemen nach einer Prüfung vorbeugen möchte, ist gut beraten, neben einem aktuellen Kassensystem ggf. auch die Möglichkeiten der DSFinV-K umfänglich zu nutzen und dabei alle möglichen Geschäftsvorfälle regelkonform zu erfassen. So lohnt es sich, auch die technische Dokumentation der DSFinV-K zu studieren, um beispielsweise die Verbuchung von Gutscheinen, Pfandrückzahlungen, Trinkgeldern, Privatentnahmen usw. korrekt zu definieren.

Danach sollte der Selbsttest in Form eines Scans eines eigenen Kassenbeleges erfolgen. Dafür sind neben der Software „AmadeusVerify“, die selbstverständlich auch von Unternehmen genutzt werden kann, auch kostenfreie Tools, wie die Android-App „fiskalcheck“ nützlich.