Verordnete Digitalisierung

Die Verpflichtung zur obligatorischen E-Rechnung für inländische Umsätze im Business-to-Business-Bereich (B2B) wird das ändern. Letztendlich sorgt sie dafür, dass Unternehmen flächendeckend in die Umsetzung der E-Rechnung kommen. In diesem Sinne ist die gesetzliche Verpflichtung ein echter Gamechanger und wird als Booster der digitalen Transformation im kaufmännischen Umfeld fungieren. Sie wird erhebliche positive Auswirkungen auf überholte, weil papierbasierte Abläufe mit sich bringen.

Die Regelungen, die im März 2024 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen wurden, gelten grundsätzlich bereits mit dem Jahresbeginn 2025. Damit greift auch im Business-to-Business-Umfeld (B2B), was für Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen, schon länger gilt: Sie müssen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren. Auch wenn das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 vorsieht, empfiehlt es sich, die nötige Umstellung der Abläufe rund um die Rechnungen zügig anzugehen, da der Empfang von E-Rechnungen ab dem ersten Tag verpflichtend ist.

Automatisierung mit bewährten Formaten

Um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden, benötigen Kanzleien und Unternehmen Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 verarbeiten kann. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in Hinweisen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schon frühzeitig die Zulässigkeit der bewährten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Vers. 2.0.1) bestätigt. Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert. Das gilt beispielsweise für alle rechnungsschreibenden Programme der DATEV.

Schlankere, schnellere Prozesse im Rechnungswesen

Einer zeitnahen Umstellung steht also nichts im Weg. Kanzleien wie Unternehmen stellen sich damit nicht nur langfristig rechtssicher auf, sondern profitieren auch frühzeitig von den Effizienzvorteilen, die ein vollständig digitaler Rechnungsprozess mit sich bringt. Schließlich wird der gesamte, dann datenbasierte Rechnungsprozess samt Archivierung deutlich schneller, transparenter und dadurch auch effizienter. Schließlich können digitale Eingangsrechnungen schneller verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen lassen sich mit weniger Aufwand erstellen, versenden und archivieren. Freigabeworkflows auch mit Personen aus unterschiedlichen Abteilungen sind deutlich effizienter und vor allem ortsunabhängig realisierbar.

Zudem werden Kosten eingespart, die im papiergebundenen Prozess angefallen sind. Von Papier und Briefumschlägen, über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken lässt sich in diesem Umfeld einiges rationalisieren. Musterberechnungen zeigen, dass die E-Rechnung durchschnittlich um rund 60 Prozent günstiger zu realisieren ist als ihr Pendant auf Papier. Bei einem Aufkommen von 1.000 Ausgangs- und 500 Eingangsrechnungen lassen sich so etwa 12.000 Euro sparen.

Durchgängiger Datenfluss über Unternehmensgrenzen hinweg

Noch viel wichtiger sind aber die schlanken Prozesse und automatisierte Abläufe, die mit der Digitalisierung möglich werden. So lassen sich auch Prozesse verbinden und vor- oder nachgelagerte Software ohne Bruch in die Systemlandschaft von Unternehmen einbinden – beispielsweise aus dem digitalen Ökosystem, das DATEV bereitstellt. Über entsprechende Datenservices kann etwa der automatisierte Austausch von buchungsrelevanten Informationen zwischen Onlineshop- sowie ERP- und Warenwirtschaftssystemen und den Rechnungswesen-Programmen realisiert werden.

Statt aufwendiger manueller Eingaben fließen die elektronischen Daten aus den Rechnungen dann über einen Rechnungsdatenservice bzw. einen Buchungsdatenservice automatisiert in die Lösungen und lassen sich mit hohem Automatisierungsgrad in der Steuerberatungskanzlei direkt in der Buchführung verarbeiten. Möglich wird das durch leistungsfähige Schnittstellen, über die Daten unkompliziert zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.

Kanzleien unterstützen bei der Einführung

Doch zurück zum aktuell bevorstehenden Schritt: Für den steuerberatenden Berufsstand bedeutet die E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld zunächst einmal zusätzliche Aufgaben. Er muss seine Mandanten gut beraten und ihnen helfen, ihre Prozesse zu optimieren, um bestmöglich von diesem Digitalisierungsschub zu profitieren. Die Kanzlei kann beispielsweise die Implementierung digitaler Prozesse direkt vor Ort im Unternehmen begleiten – etwa durch speziell geschulte Mitarbeiter.

Das mag in Zeiten knappen Personals erst einmal wie eine zusätzliche Hürde erscheinen, doch mittelfristig hilft der Digitalisierungsbooster auch den Kanzleien direkt. Liegen die Daten im Unternehmen erst einmal alle digital vor, greifen die Prozessverbesserungen auch über die Unternehmensgrenzen hinaus, beispielsweise für das Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant. Daten können ganze Prozessketten dann auch automatisiert durchlaufen.

Neue Qualität in der Mandatsbetreuung

Der Aufwand, sich aktiv um die Umstellung ihrer Mandanten zu bemühen, lohnt sich für Steuerberater also in jedem Fall. Die Umstellungsprojekte zu betreuen, wird nicht die einzige Auswirkung bleiben, die die E-Rechnungspflicht für Kanzleien nach sich zieht. Darüber hinaus ergeben sich auch neue, dauerhaft bestehende Aufgabenfelder in der Mandatsbeziehung – und das ist genau der Punkt, an dem die E-Rechnung zur Win-win-Situation auch für kleine Unternehmen und ihre steuerlichen Berater wird.

Denn auf Basis der in Echtzeit vorliegenden Daten können Kanzleien beispielsweise nach der Rechnungsschreibung das komplette Rechnungswesen für ihre Mandanten übernehmen. Die Grundlage dafür hat die E-Rechnungspflicht im Gepäck, macht sie doch eine digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant zwingend erforderlich.

Die Kanzlei als Outsourcing-Partner für ihre Mandanten

Kleine und mittlere Unternehmen wünschen sich über die klassischen Kanzleileistungen wie die Finanzbuchführung hinaus oft weitere Unterstützung im rechnungsnahen Umfeld. Der medienbruchfreie digitale Workflow, der im Zuge der Umstellung auf die E-Rechnung entsteht, wird deshalb den Trend noch verstärken, Teilbereiche des Rechnungswesens an die Steuerberatungskanzlei auszulagern.

Es ist also zu erwarten, dass Steuerberater verstärkt gerade für kleinere Mandate Aufgaben wie das betriebliche Rechnungswesen, das Controlling, das Liquiditätsmamagent mit Mahnwesen und Debitorenanalyse oder die Planungsrechnung übernehmen können – und das mit relativ geringem Aufwand. Schließlich liegen ihnen dann in Echtzeit alle nötigen Daten vor, um reibungslos zu übernehmen.

Unterstützung von DATEV

Bei den Herausforderungen rund um die E-Rechnungspflicht unterstützt DATEV steuerliche Berater umfassend mit Informationen, Weiterbildungsangeboten und der passenden Software. Als erste Anlaufstelle, um sich mit den gesetzlichen Anforderungen, Hilfsangeboten und Lösungen vertraut zu machen, bietet die Genossenschaft die Unterstützungsseite go.datev.de/e-rechnung, die sukzessive ergänzt und erweitert wird.

Außerdem steht für DATEV-Mitglieder unter go.datev.de/e-rechnung-unterstuetzungspaket ein Unterstützungspaket bereit, in dem unter anderem ein Leitfaden mit Checklisten für das Vorgehen in der Kanzlei, Mandanten-Anschreiben sowie Informationsmaterial zur Weitergabe an die Mandanten enthalten sind.

Autor: Ivo Moszynski, Leiter Strategie E-Rechnung bei der DATEV eG und Vorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)